Política de Tratamiento de Datos Personales

Política de Tratamiento de Datos Personales de ANILAD

La Asociación Nacional de Industriales del Ladrillo y Derivados de la Arcilla – ANILAD, como vocero unificado e interlocutor válido del sector ladrillero colombiano, expide la presente Política de Tratamiento de Datos Personales en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen, con el propósito de garantizar la protección de los datos personales de los industriales, fabricantes, transformadores y demás titulares de información que se relacionan con la entidad.

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

Responsable: Asociación Nacional de Industriales del Ladrillo y Derivados de la Arcilla – ANILAD.
Naturaleza jurídica: Asociación gremial sin ánimo de lucro.
País de domicilio: República de Colombia.
NIT: 902.100.268-8
Dirección: cra 15 91-30
Ciudad: Bogotá
Teléfono: +57 310 8652032
Correo electrónico de contacto para temas de datos personales: info@anilad.org
Sitio web: http://www.ANILAD.org

2. Marco Legal Aplicable

El Tratamiento de los datos personales realizado por ANILAD se rige, entre otras, por las siguientes normas:

→ Ley 1581 de 2012 «Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales».

→Decreto 1377 de 2013 «Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012».

→Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo), en lo pertinente al régimen de protección de datos personales.

Demás normas que modifiquen, adicionen, sustituyan o complementen el régimen colombiano de protección de datos personales.

3. Definiciones Clave

Para la interpretación y aplicación de la presente Política se adoptan las definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las normas complementarias. Sin perjuicio de ello, se destacan las siguientes:

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como datos sobre origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, así como datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
Dato Público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política, aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas y las informaciones derivadas del registro público.
Dato Semiprivado: Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar tanto a su Titular como a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de esta Política, ANILAD es Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados en desarrollo de sus actividades gremiales.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, rectificación o supresión.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política de Tratamiento de la información, la forma de acceder a la misma y las finalidades del Tratamiento.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

4. Principios que Rigen el Tratamiento de Datos Personales

El Tratamiento de datos personales realizado por ANILAD se rige por los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas aplicables, entre ellos:

Principio de Legalidad: El Tratamiento es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de Finalidad: El Tratamiento obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual es informada al Titular.
Principio de Libertad: El Tratamiento solo se realiza con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no se obtendrán ni divulgarán sin autorización previa o en ausencia de mandato legal o judicial que releve dicha autorización.
Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de Transparencia: En el Tratamiento se garantiza el derecho del Titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. Los datos personales no están disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados.
Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de ANILAD se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

5. Tipos de Datos Personales Recolectados

En desarrollo de su objeto gremial y de su rol como vocero unificado del sector ladrillero, ANILAD podrá recolectar, almacenar y tratar, entre otros, los siguientes tipos de datos personales de los Titulares (industriales, fabricantes, transformadores, representantes legales, trabajadores, proveedores, aliados estratégicos, contactos institucionales y otros grupos de interés:

Datos de identificación: Nombre y apellidos, tipo y número de documento de identidad, nacionalidad, firma.
Datos de contacto: Dirección de residencia o de notificación, número de teléfono fijo y/o móvil, correo electrónico personal o corporativo, ciudad y país.
Datos laborales y de cargo: Cargo, rol o función dentro de la empresa, área de trabajo, datos de contacto corporativos.
Datos empresariales relacionados con afiliados y empresas del sector ladrillero: Razón social, NIT, dirección, teléfonos, correos de contacto, información sobre la actividad económica asociada a la fabricación, transformación y comercialización de arcilla, ladrillo y derivados, participación en programas y proyectos de desarrollo integral del sector, datos de representación gremial.
Datos de registro en eventos, programas y actividades gremiales: Información necesaria para la inscripción, asistencia y participación en eventos, asambleas, capacitaciones, misiones, comités técnicos, proyectos sectoriales y demás espacios liderados u organizados por ANILAD.
Datos de facturación y pagos: Información relacionada con cuentas de cobro, facturas, pagos de cuotas de afiliación o contribuciones gremiales, cuentas bancarias (cuando aplique y de acuerdo con los estándares de seguridad), responsable de pago.
Datos de acceso a plataformas o canales digitales: Usuario, contraseña (cuando aplique), registros de acceso, logs de actividad y preferencias de comunicación en plataformas administradas por ANILAD.
Datos de imagen y sonido: Fotografías, videos y grabaciones de voz obtenidos en el marco de eventos, asambleas, reuniones, conferencias y demás actividades institucionales de la Asociación, siempre que se cuente con la autorización correspondiente cuando sea requerida.

ANILAD no realiza Tratamiento de datos sensibles, salvo en los casos estrictamente permitidos por la ley y previa autorización expresa del Titular cuando a ello haya lugar.

6. Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales

Los datos personales recolectados por ANILAD se utilizarán exclusivamente para las finalidades autorizadas por los Titulares y aquellas que sean necesarias para el desarrollo de su objeto gremial, como interlocutor válido y vocero unificado del sector ladrillero. Entre otras, las siguientes:

Gestión de afiliados y asociados: Administrar la relación gremial con los industriales, fabricantes y transformadores afiliados; mantener actualizada la base de datos de afiliados; gestionar el proceso de admisión, permanencia y retiro; y efectuar la comunicación permanente sobre asuntos gremiales.
Comunicaciones institucionales y gremiales: Enviar boletines, circulares, comunicaciones, pronunciamientos, encuestas, alertas regulatorias, información sobre proyectos de desarrollo integral del sector, noticias del sector ladrillero y demás información relacionada con la actividad gremial.
Organización y gestión de eventos: Gestionar la inscripción, participación y seguimiento de los Titulares en eventos, asambleas, reuniones, capacitaciones, comités técnicos, misiones comerciales, actividades de formación técnica y espacios de articulación sectorial.
Relación con autoridades y otras entidades: Sustentar la representación gremial de ANILAD ante entidades públicas y privadas; presentar posiciones técnicas y gremiales; atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales, y participar en espacios de diálogo público-privado.
Gestión administrativa, contable y financiera: Realizar procesos de facturación, cobro, recaudo y registro de pagos de cuotas de afiliación u otras contribuciones; administrar contratos y relaciones con proveedores, consultores y aliados; y realizar reportes internos para fines de control y planeación institucional.
Investigación sectorial y estadística: Elaborar estudios, encuestas, diagnósticos, análisis y estadísticas sobre la industria de la arcilla, el ladrillo y sus derivados, de forma agregada o anonimizada cuando sea posible, con el fin de apoyar la formulación de estrategias, políticas públicas y proyectos de desarrollo integral del sector.
Gestión de solicitudes, peticiones y quejas: Atender y dar respuesta a solicitudes, peticiones, quejas, reclamos o felicitaciones relacionadas con la actividad de ANILAD o con el tratamiento de datos personales.
Seguridad de la información y de las instalaciones: Administrar mecanismos de control de acceso físico y lógico a instalaciones y sistemas de información, en la medida en que sea necesario para proteger a los Titulares, la información y los bienes de ANILAD.
Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales: Dar cumplimiento a obligaciones legales, regulatorias y contractuales derivadas de la calidad de ANILAD como asociación gremial y como Responsable del Tratamiento.

En todo caso, el Tratamiento de los datos personales se limitará a las finalidades para las cuales fueron recolectados y a aquellas compatibles con estas, de conformidad con la normatividad vigente.

7. Derechos de los Titulares de los Datos Personales

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas aplicables, los Titulares de los datos personales tratados por ANILAD gozan, entre otros, de los siguientes derechos:

Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ANILAD, en su condición de Responsable del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerse, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento conforme a la ley.
Derecho a ser informado por ANILAD, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez se haya agotado en debida forma el procedimiento de consulta o reclamo ante ANILAD.
Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que ANILAD incurrió en conductas contrarias a la ley.
Derecho a acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, al menos una vez al mes o cada vez que existan modificaciones sustanciales a la presente Política.

8. Procedimiento para el ejercicio de derechos (consultas y reclamos)

Los Titulares podrán ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, así como revocar la autorización otorgada, mediante consultas o reclamos dirigidos a ANILAD a través de los canales de contacto dispuestos para tal efecto.

8.1 Canal de contacto

Para el ejercicio de los derechos relacionados con protección de datos personales, ANILAD pone a disposición el siguiente canal de comunicación:

Correo electrónico: info@anilad.org

Asunto sugerido: «Protección de datos personales – [tipo de solicitud: consulta/reclamo]».

8.2 Procedimiento para consultas

Las consultas presentadas por los Titulares o sus causahabientes para conocer la información personal que reposa en las bases de datos de ANILAD se tramitarán de acuerdo con las siguientes reglas:

La consulta deberá formularse por escrito, a través del canal indicado, indicando al menos el nombre completo del Titular, el tipo y número de documento de identidad, los datos de contacto para recibir la respuesta y una descripción clara de la consulta.
ANILAD atenderá la consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.3. Procedimiento para Reclamos

Cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante ANILAD, el cual se tramitará conforme a las siguientes reglas:

El reclamo deberá presentarse por escrito, a través del canal indicado, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción se requerirá al interesado para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, ANILAD incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo completo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. Autorización del Titular

ANILAD solicitará la autorización previa, expresa e informada de los Titulares para el Tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos en que, de conformidad con la ley, dicha autorización no sea necesaria.

La autorización podrá constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo que manifieste el consentimiento inequívoco del Titular (por ejemplo, diligenciamiento de formularios de afiliación, inscripción a eventos, aceptación de términos en canales digitales, entre otros).

En la autorización se informará al Titular de manera clara y expresa:

El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes, cuando ello aplique.
Los derechos que le asisten como Titular.
La identificación y datos de contacto de ANILAD como Responsable del Tratamiento.

10. Transferencia y Transmisión de Datos Personales

ANILAD podrá transferir o transmitir datos personales a terceros, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, en los siguientes casos y condiciones:

Transmisión de datos a encargados: ANILAD podrá contratar a terceros para que realicen, por su cuenta, determinados procesos de Tratamiento (por ejemplo, servicios de almacenamiento en la nube, gestión de plataformas tecnológicas, servicios contables, logística de eventos, entre otros). En estos casos, se suscribirán los contratos de transmisión de datos personales correspondientes, en los cuales se pactarán las obligaciones de confidencialidad, seguridad y protección de los datos.
Transferencia de datos a otros responsables: ANILAD podrá transferir datos personales a otras entidades, públicas o privadas, cuando cuente con la autorización previa, expresa e informada del Titular o cuando la ley así lo permita o exija, por ejemplo, ante requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
Transferencias internacionales: Cuando se realicen transferencias o transmisiones internacionales de datos personales, ANILAD verificará el cumplimiento de las condiciones establecidas en la legislación colombiana y, cuando corresponda, obtendrá las autorizaciones pertinentes.

En todos los casos, ANILAD adoptará las medidas necesarias para que los terceros que reciban los datos personales conozcan y se comprometan a dar aplicación a la presente Política y a los estándares de protección de datos personales exigidos por la normatividad colombiana.

11. Medidas de seguridad

En calidad de entidad gremial técnica y confiable, ANILAD aplica medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger la información personal bajo su custodia, teniendo en cuenta el tipo de datos y el Tratamiento al que son sometidos. Entre otras, se incluyen:

Procedimientos internos para el manejo seguro de la información y la gestión de las bases de datos.
Controles de acceso a la información, limitados al personal que requiere conocerla para el desarrollo de sus funciones.
Cláusulas de confidencialidad en contratos laborales y de prestación de servicios.
Uso de mecanismos de autenticación y contraseñas de acceso a sistemas y plataformas de información.
Copias de respaldo y mecanismos de recuperación de la información, cuando ello resulte pertinente.
Revisión periódica de las prácticas de seguridad y protección de datos personales, con el fin de realizar mejoras continuas.

A pesar de lo anterior, ningún sistema de información es totalmente seguro, por lo que ANILAD no puede garantizar de forma absoluta la inviolabilidad de sus sistemas. Sin embargo, se compromete a adoptar y reforzar de manera permanente las medidas razonables a su alcance para mitigar los riesgos.

12. Vigencia de las Bases de Datos y de la Presente Política

Las bases de datos sujetas a Tratamiento por parte de ANILAD tendrán una vigencia igual al tiempo que sea necesario para el cumplimiento de las finalidades para las cuales fueron recolectados los datos personales, y mientras se mantengan las relaciones de tipo gremial, contractual, comercial o de otra índole que dieron origen al Tratamiento.

La presente Política entra en vigencia a partir de su aprobación por parte de ANILAD, en fecha [fecha de aprobación], y se mantendrá vigente mientras no sea modificada o sustituida por una versión posterior.

13. Cambios en la Política de Tratamiento de Datos Personales

ANILAD podrá modificar o actualizar en cualquier momento la presente Política, para adaptarla a cambios normativos, desarrollos jurisprudenciales, prácticas del mercado o decisiones internas relacionadas con la protección de datos personales, en concordancia con su rol como interlocutor válido y vocero unificado del sector ladrillero.

Cualquier modificación sustancial de la Política será comunicada a los Titulares a través de los medios que ANILAD considere idóneos, tales como su sitio web, circulares, correos electrónicos u otros mecanismos de divulgación gremial. En todo caso, se pondrá a disposición de los Titulares la versión actualizada de la Política en http://www.ANILAD.org o en los canales oficiales de la Asociación.

En caso de dudas o inquietudes sobre el contenido de la presente Política o sobre el Tratamiento de sus datos personales, los Titulares podrán comunicarse con ANILAD a través del correo electrónico: info@anilad.org